Addio vecchia segretaria: arriva l'assistente personale virtuale

Una giovane azienda di Bracciano (Roma) ha creato una piattaforma che mette a disposizione di studi professionali e pmi una «scrivania» a distanza che svolge le mansioni tradizionali di supporto al lavoro ma anche quelle più avanzate. Il tutto con un risparmio dell'85 per cento rispetto a un'assunzione

La vecchia cara segretaria è una figura irrinunciabile per qualsiasi studio professionale o piccola impresa. L'evolversi delle funzioni che essa deve svolgere, la necessità di gestire un grande numero di criticità e problematiche e l'aumento dei costi legato alla sua assunzione rende però sempre più difficile dotarsi di questa figura per realtà piccole e medie, che peraltro costituiscono il vero motore economico del nostro Paese. Da qui l'idea di due giovani imprenditori di Bracciano, in provincia di Roma, Cecilia Felici e Pasquale Natella, che tre anni fa hanno creato l'azienda Personal Planner (www.personalplanner.it), che in poco tempo è diventato un caso di successo. L'idea è semplice ma geniale: rendere accessibile a una più ampia fascia di utenti tutti i servizi forniti da un vero e profprio staff di segreteria paragonabile a quello a disposizioni di grandi aziende e multinazionali. «Ridisegnare il ruolo della segretaria tradizionale - spiega Cecilia Felici - trasformandola in un'assistente virtuale altamente qualificata in grado di interagire con le tecnologie di ultima generazione, è stato di certo uno dei primi passi per rispondere con concretezza alle mutate esigenze del mercato globale».
Naturalmente bisogna rinunciare all'idea della segreteria fisica, ma si tratta di un particolare secondario con le tecnologie oggi a disposizione: l'assistente personale esclusiva è assolutamente in grado di espletare in via del tutto autonoma ogni compito dettato dalle esigenze del cliente a essa affidato: oltre alle tradizionali mansioni di gestione delle chiamate, dei fax e della posta elettronica, l'assistente personale esclusiva coordina, organizza e gestisce viaggi e appuntamenti, funge da problem solver, all'occorrenza svolge anche mansioni di ufficio commerciale. Il tutto con il grande risparmio per il cliente, che non deve farsi carico della sede fisica e può concordare con la Personal Planner un servizio su misura, quasi sartoriale, e una a tariffa «flat» (ovvero tutto compreso) che può abbattere fino all'85 per cento i costi che si avrebbero con l'assuzione ordinaria di una segretaria «fisica». Il solo svantaggio a quel punto è che la segretaria virtuale non potrà portare il caffè al suo assistito: una mancanza compensata ampiamente dalle competenze informatiche e linguistiche, implementate dalla piattaforma che conta su un sistema gestionale molto avanzato e da un set di strumenti operativi dedicato.
Tra i clienti di Personal Planner c'è Mattia Mor, titolare della Blomor Srl, noto al pubblico televisivo come concorrtente della decima edizione del Grande Fratello: «Quando la mia azienda è nata - spiega - avevo il sogno di innovare il design dell'abbigliamento giovanile e ho capito subito che dovevo farlo anche in termini di management: abbattere i costi fissi e concentrarmi solo su creatività, produzione e marketing, delegando tutto il resto. Da questo punto di vista Personal Planner si è dimostrata un partner eccezionale, occupandosi per mio conto della gestione di ordini, bollettazione e fatturazione, di spedizioni e del customer care. Dagli incerti passi mossi all'inizio, ad oggi il mio fatturato è di 5 milioni di euro e sempre con 0 dipendenti». L'ennesima dimostrazione che l'imprenditoria giovanile ha un futuro radioso quando ci sono preparazione, impegno e idee.