Nuance, meno battiture e più produttività

Se si analizza il modo di lavorare, ci si accorge che solo una piccola parte del tempo è dedicata allo sviluppo di idee e progetti. Una grande quantità viene assorbita dall'esecuzione. Nella redazione di documenti, per esempio, la digitazione dei testi con la tastiera può consumare fino all'80% del tempo. «Pensiamo - suggerisce Giulio Moriggi, Sales Manager di Nuance Communications Italia - alla quantità di materiale che deve passare tramite le nostre dita. Quando scriviamo una email i pensieri corrono veloci, mentre spesso ci troviamo ad arrancare sulla tastiera. Così succede che la bella frase che avevamo pensato svanisca nella mente. Per studio o per lavoro spesso annotiamo su carta importanti informazioni. Nel momento in cui le dobbiamo trasformare in documenti digitali, ci affatichiamo nel processo di battitura, spostando continuamente il fuoco dalla carta alla tastiera, allo schermo».
Un ulteriore dispendio di tempo e fatica si verifica quando si utilizzano documenti digitali non direttamente accessibili dal software. Scansioni da fogli di carta e file Pdf contengono testi che normalmente si è costretti a ribattere alla tastiera.
«A meno di essere dei dattilografi provetti - continua Moriggi - saremmo costretti a passare lunghe ore con le mani sulla tastiera. E allora ci chiediamo: esiste una soluzione per ridurre tutto questo tempo e fatica?»
Due soluzioni per eliminare il lavoro manuale e ripetitivo nella creazione di documenti arrivano proprio da Nuance. «Cominciamo con i documenti cartacei o Pdf - spiega il manager-. Per scrivere relazioni, tesi, contratti, spesso ci si riferisce a notizie e contenuti esistenti su documenti pubblici. L'applicazione Pdf Converter di Nuance trasforma le pagine di carta o digitali in testi utilizzabili in un word processor. Nel caso di un file Pdf di dieci pagine possiamo avere tutto il testo modificabile in un minuto, mentre per ribatterlo impiegheremmo almeno mezz'ora. Le impostazioni di conversione di Pdf Converter consentono anche di mantenere l'impaginazione originale del documento, di trasformare colonne di numeri in tabelle di foglio elettronico, di compilare moduli direttamente a schermo senza più doverli stampare, scrivere a mano e inviare». Ulteriori funzioni consentono di assemblare file Pdf o dividerli per numero di pagine o dimensione di memoria, salvare in Pdf tutti gli allegati email, collaborare tra colleghi annotando e confrontando i documenti.
L'applicativo, in sostanza, offre tutto quanto serve alla gestione documentale, senza l'ingombro e il costo della carta.
E quando si devono utilizzare appunti? In questo caso la migliore alternativa alla tastiera diventa la voce.
«Il software di riconoscimento vocale Dragon NaturallySpeaking - chiarisce sempre Moriggi - funziona come un'assistente personale. Naturalmente occorre “familiarizzare” con lui. Bastano alcune brevi esercitazioni affinché il programma apprenda le caratteristiche della nostra voce (tono, pronuncia, accento) e qualche esercizio per noi per imparare a dettare i testi e pronunciare i comandi. Presto potremo lanciare il nostro word processor con un comando vocale e dettare i nostri appunti: le frasi compariranno sullo schermo a ogni pausa o pronuncia del segno d'interpunzione. La dettatura può garantire una velocità di scrittura mediamente superiore di tre volte rispetto a quella di battitura. Per ogni ora che passavamo sulla tastiera potremmo avere ben 40 minuti “liberati” per attività più interessanti».
Dato che l'ortografia delle parole contenute nel vocabolario di Dragon è corretta, gli interventi di correzione saranno limitati alle parole sconosciute al software. Cognomi, luoghi, termini di glossari specifici possono essere aggiunti affinché l'applicativo li riconosca in futuro.
Questa funzionalità permette anche di memorizzare le pronunce poco chiare o le indecisioni, che però tendono a diventare sempre meno frequenti con l'uso del software.
Che tipo di spesa è richiesto per avere degli assistenti personali che scrivono i nostri dettati oppure convertono per noi file Pdf?
«Il costo di Pdf Converter Professional e di Dragon Home è di 99 euro, Iva inclusa - risponde Moriggi -; si tratta di un investimento molto ragionevole se pensiamo alla diminuzione del lavoro manuale sui documenti.

E anche molto vantaggioso se rapportato al numero di ore che ci libera dal vincolo della tastiera: ore che possono essere meglio dedicate ad attività professionali o di studio o, perché no, alle nostre attività sportive e sociali».