Ora in digitale migliaia di documenti

Poche settimane per liberarsi della carta conservando in digitale, secondo le norme, migliaia di pagine di documenti contabili altrimenti destinate ogni anno ad ammucchiarsi negli archivi e un servizio, LegalDoc, che ne permette la consultazione immediata, allorché verifiche amministrative o ispezioni del Fisco la rendano necessaria.
Tavola è l’azienda che in Italia distribuisce l’Arbre Magique e una gamma di numerosi altri prodotti: tanti partner commerciali, dalla grande distribuzione ai grossisti e agli autoricambi, e un volume enorme di fatture spedite ai clienti: «Quindicimila ogni anno - dice il direttore amministrativo Massimo Candian - per un impressionante accumulo di carta in magazzino. Accanto a queste, spesso formate da decine di fogli, il libro giornale, le schede contabili, il libro di magazzino e i registri Iva, per altre migliaia di pagine. Ecco l’ingombro, la difficoltà di ricerca e il tempo perso nel recupero dei documenti; e poi, stamparli e archiviarli equivale ad abbattere un bel po’ di alberi. Abbiamo detto basta e adottato la conservazione digitale sostitutiva».
Le fatture prodotte in formato elettronico dal sistema gestionale vengono acquisite da un software di archiviazione che le trasforma in altrettanti file pdf; questi documenti sono memorizzati in locale, per la consultazione rapida, e di seguito trasferiti via Internet a Infocamere, che fornisce il servizio LegalDoc di conservazione digitale. «Un apposito software di interfaccia provvede a trasmettere il documento, dopo che è stato sottoscritto con la firma digitale; inoltre, permette di accedere in qualsiasi momento a quanto da noi conservato presso Infocamere». La normativa impone che per i documenti con rilevanza fiscale siano assicurate l’autenticità dell’origine, l’attestazione della data e l’integrità del contenuto, che non deve essere alterabile nelle fasi di accesso e conservazione. «Avremmo potuto attrezzarci - sottolinea Candian - per svolgere la conservazione al nostro interno.

L’outsourcing garantisce maggiore comodità e sicurezza e delega la responsabilità del processo di conservazione a Infocamere. Finora abbiamo digitalizzato otto anni di fatture attive e libri contabili e i benefici, pratici e organizzativi, ci danno ragione».