La posta elettronica è divenuta lo strumento delezione per scambiare informazioni e documenti, un mezzo di comunicazione indispensabile nel lavoro quotidiano. Le-mail registra le attività daffari tra interlocutori, condensa il modo di proporsi al mercato e costituisce una memoria che raccoglie conoscenze e competenze. Si tratta di contenuti dal valore indiscutibile, che devono essere organizzati in modo da semplificarne laccesso e renderne rapido ed efficace il recupero. Tanto più se è vero che, come sostiene la società di ricerche Enterprise strategy group, più del 75% della proprietà intellettuale di ogni azienda è racchiusa nelle email.
Il loro volume è in costante crescita: secondo il Gartner group la quantità di messaggi di posta elettronica aumenta al ritmo del 40% annuo. Inutile sottolineare l'opportunità di una gestione che garantisca sicurezza, integrità e disponibilità a tutta prova. Anche perché gli errori possono costare cari. E non solo in relazione ai possibili danni derivanti da una protezione non allaltezza dei fenomeni sempre attuali dello spamming, della trasmissione dei virus e delle intrusioni che minacciano la riservatezza e la conservazione, ma soprattutto rispetto alla gestione dei contenuti.
In primo luogo, non tutti i messaggi sono uguali e dunque vanno trattati differentemente, proprio come accade per gli altri documenti, più o meno rilevanti per le attività dellazienda; poi, vanno memorizzati tenendo conto che i costi di unarchiviazione scorretta possono risultare elevati, in media 100 euro per ogni Gbyte. E poiché la posta elettronica può essere usata come elemento di prova giudiziaria, ed è pure soggetta alle norme della privacy e sicurezza, una corretta impostazione appare senzaltro obbligata. Prevedendo la selezione dei messaggi da conservare e lanalisi degli allegati, la memorizzazione con appositi indici, la gestione di sicurezza e autenticità, nonché il tracciamento delle operazioni condotte sulle email e la verifica della compatibilità dell'intera politica di gestione rispetto alle normative. Lazienda che non vuole far da sé può affidarsi alloutsourcing, tramite una semplice connessione a un centro servizi.