Come ridurre al minimo i rischi a cui vanno incontro i dipendenti

Ridurre al minimo i rischi che possono occorrere ai dipendenti in trasferta e gestire le eventuali emergenze: questa è oggi una delle priorità per le aziende in tema di travel. Quali sono le strade da seguire?
I viaggi possono rappresentare un’area di rischio nel business. Soprattutto se alla sicurezza e al risk management non vengono dedicate sufficienti attenzioni nell’ambito della gestione dei viaggi d’affari di un’azienda. Eventi come l’11 settembre, lo tsunami in Indonesia e gli attentati a Londra hanno fatto emergere in molte aziende quanto esse fossero impreparate a gestire i rischi cui possono andare incontro i loro viaggiatori e le hanno spinte a rivedere, o più frequentemente a creare ex novo, le procedure da seguire per assicurare la sicurezza di chi viaggia. A causa del dilagare di situazioni di rischio nel mondo, l’attenzione alla sicurezza è cresciuta in modo esponenziale negli ultimi anni ed è divenuta un tema rilevante all’interno del travel management. E non solo nei grandi gruppi multinazionali.
Il concetto di sicurezza nei viaggi d'affari - ben lungi dall’esaurirsi nelle misure adottate da vettori e aeroporti - ha una portata ampia perché tocca il delicato aspetto delle risorse umane e il dovere dell’azienda di salvaguardare i suoi dipendenti. Se consideriamo che molte organizzazioni definiscono il business travel in modo molto esteso («qualsiasi occasione in cui un collaboratore lascia l’ufficio per una missione di lavoro») è evidente che si allargano anche i rischi. Atti terroristici, incidenti negli hotel, disastri aerei, epidemie e disastri naturali sono le cause più ovvie; ma anche incidenti stradali, scioperi imprevisti e tensioni politiche.
Nei viaggi gestire efficacemente i rischi significa ridurre costantemente gli effetti e la frequenza di possibili incidenti che possono interrompere la normale attività lavorativa. Sono quattro gli step per una loro efficace gestione: un’attenta pianificazione: per esempio, limitare il numero di dipendenti che viaggiano sullo stesso volo o vietare l’utilizzo di hotel in zone a rischio. L’identificazione dei pericoli connessi a ogni itinerario di viaggio e la valutazione della loro gravità. Strategie di lungo periodo per rispondere in modo efficace a ogni tipo di situazioni di emergenza: tra le misure migliori vi sono i briefing ai viaggiatori in partenza verso località ad alto rischio. Il costante monitoraggio degli eventi accaduti nel mondo e che hanno un immediato impatto sui programmi di viaggio delle aziende (scioperi, livelli di rischio di destinazioni e aeroporti, problematiche sanitarie o politiche, ecc.) e la messa a punto di azioni affinché i viaggiatori siano sempre informati e protetti.
Mettere a punto un programma di gestione dei rischi legati al travel è un’opera complessa. Il successo di un programma deriva dall’attività coordinata di un team di esperti appartenenti a più ambiti aziendali, dal travel management alle risorse umane, dall’ufficio legale al risk management, dai servizi medici all’informatica. Ognuno di questi professionisti deve avere accesso costantemente alle medesime informazioni, sempre aggiornate, compresi i profili dei viaggiatori, i riferimenti per contattarli, gli itinerari di viaggio, le informazioni sulle destinazioni e le procedure per la gestione delle emergenze.
Le travel management company e le società di risk management possono svolgere un ruolo fondamentale nel supporto alle aziende per migliorare il livello di sicurezza dei viaggiatori. È il caso di Carlson Wagonlit Travel che ha raggruppato in uno specifico strumento - CWT Guardian - tutti gli elementi legati alla sicurezza. CWT è così in grado di offrire a viaggiatori e travel manager informazioni dettagliate prima della trasferta sulle destinazioni a rischio, di inviare avvisi di sicurezza 24 ore su 24 attraverso CWT GoAlert, di rintracciare in qualsiasi momento i dipendenti delle aziende clienti in qualunque luogo nel mondo, di svolgere attività di training.