"Via burocrazia e scartoffie: così vi semplifico la vita"

Qualche giorno fa vi abbiamo raccontato di un'app innovativa che promette di semplificare non poco il lungo e noioso processo con il quale un dipendente chiede alla propria azienda il rimborso spese. Abbiamo chiesto a Nicola Cattaneo, Business Developer Manager di Doxinet, come è nata l'idea e come è stata sviluppato questo sistema che ha tutte le carte in regola per rivoluzionare e semplificare con un clic la vita in azienda.

Che cos’è SmartEX?
SmartEX è una soluzione mobile e web per l’ottimizzazione della gestione delle note spese aziendali. SmartEX facilita e velocizza il processo di registrazione di ogni singola spesa da parte del dipendente. Attraverso l’app mobile l’utente/dipendente può infatti registrare ogni spesa effettuata inserendo alcune informazioni rilevanti per l’azienda, come importo, data, categoria di spesa (pranzo, cena, hotel, taxi,…), tipo di pagamento e giustificativo, località, cliente, km percorsi... Inoltre, plus nell’utilizzo dell’applicazione, SmartEX consente di associare a ogni spesa l’immagine del giustificativo ( scontrino, ricevuta,…) semplicemente fotografandola con il proprio smartphone. Tutte le spese registrate dall’utente sono salvate in cloud e inviate poi, per approvazione, al responsabile del dipendente e infine all’amministrazione dell’azienda. In questo modo si elimina l’inutile invio di carta e si velocizza e semplifica notevolmente tutto il processo di gestione delle note spese. Inoltre, altro punto fondamentale, tutto il processo di approvazione è preventivamente configurabile e può essere strutturato su diversi livelli in funzione delle policy aziendali. SmartEX non è solo Mobile App, ma – a richiesta del cliente – è anche una piattaforma web per la verifica, controllo e approvazione delle spese ricevute tramite l’app.

Come vi è venuta l’idea?
L’idea nasce dalla nostra esperienza nell’area dell’archiviazione e digitalizzazione documentale. Sempre più aziende infatti ci richiedevano la digitalizzazione di giustificativi di note spese, come scontrini e ricevute, tutti supporti che facilmente diventano illeggibili e che non sempre sono in condizioni di lettura ottimali. Inoltre veniva richiesto allo stesso tempo un servizio di controllo e verifica tra i dati inseriti nelle note spese dai dipendenti e gli importi presenti sui rispettivi giustificativi cartacei. Abbiamo dunque analizzato il problema e il risultato è stato creare una soluzione alla fonte che digitalizzasse e registrasse in maniera ordinata e analitica le spese dei dipendenti, incluse le immagini dei giustificativi. Inoltre abbiamo pensato a una soluzione che gestisse le immagini in ottica di un servizio di controllo automatizzato mediante sistemi OCR. Il risultato è SmartEX.

Perché un’app e non un software come gli altri?
Sempre e dovunque. Queste sono le parole che riassumono il concetto di SmartEX e che indicano la possibilità del dipendente di registrare una spesa aziendale nello stesso momento in cui essa viene effettuata in maniera semplice e immediata. Il fatto di registrare una spesa poco dopo essere stata sostenuta, consente al dipendente di non dover ricostruire “la storia” di tutti i giustificativi a fine mese, con un saving significativo in termini di tempo e dunque costi. Ovunque, perché la registrazione della spesa può essere effettuata realmente in qualsiasi luogo. L’app SmartEX gestisce infatti anche la mancanza di connessione dati, conservando nella memoria del device la spesa registrata dall’utente e inviandola automaticamente una volta ritrovata la connessione.

Quali sono i vantaggi per il dipendente?
Molti. Prima di tutto la semplicità di utilizzo rispetto ai metodi tradizionali grazie alla registrazione delle note spese attraverso uno strumento, lo smartphone, che fa ormai parte della vita di tutti. L’utilizzo dello smartphone come strumento di registrazione delle spese consente al dipendente di tenere costantemente traccia di ogni giustificativo, senza dover perdere tempo a fine mese a ricostruire la storia e giustificare correttamente ogni singolo scontrino, ricevuta e/o fattura. Inoltre, il fatto di inviare e comunicare durante tutto l’arco del mese le spese sostenute, non concentrandosi dunque in un unico invio, permette all’amministrazione dell’azienda di gestire meglio la rendicontazione delle note spese, portando dunque a rimborsare il dipendente in tempi brevi.

E per l’azienda?
Molti e significativi anche in questo caso. L’azienda può inserire le proprie policy aziendali all’interno di SmartEX che, dunque, controllerà e segnalerà in automatico che vengano rispettate. Il costo per processare un singolo report di Nota Spese si riduce notevolmente grazie alla possibilità di gestire immagini e dati in digitale, incrociando immediatamente le informazioni ricevute dall’amministrazione. Inoltre l’azienda, scegliendo la conservazione sostitutiva, potrebbe eliminare tutte le spese inerenti all’invio dei giustificativi cartacei.

Il dipendente usa l’app. E l’azienda? In che formato riceve i dati? C’è un software apposito o i dati vengono importati automaticamente nei gestionali classici?
SmartEX, come accennavo prima, non è solo mobile app, ma è anche una soluzione web che consente all’azienda di gestire tutte le note spese. I dati dunque arrivano al portale web SmartEX in maniera analitica e strutturata, pronti per essere verificati e approvati dall’amministrazione. Naturalmente un’azienda può scegliere anche solo la mobile app SmartEX; in questo caso SmartEX può agganciarsi a qualsiasi gestionale/ERP aziendale e trasmettere i dati nel formato definito con l’azienda ( CSV, XML, … ).

È già implementabile?
Assolutamente sì. SmartEX è già pronta per iOS e Android e, a breve, anche per Windows Phone. Da sottolineare che l’app è personalizzabile in base alle esigenze di ciascuna azienda. Le aziende/utenti interessate possono provare la mobile app in versione Lite semplicemente cercando SmartEX Lite su App Store e Google Play.

Perché un’azienda dovrebbe scegliere SmartEX e non un altro sistema?
L’innovazione è alla base del progetto SmartEX. Noi, come Doxinet, vogliamo collaborare con le aziende a tracciare una linea netta, definire un punto zero, dal quale l’azienda può iniziare a utilizzare strumenti innovativi e che semplifichino e rendano meno onerosi alcuni processi aziendali. SmartEX si pone come valida soluzione per migliorare la gestione delle note spese, digitalizzando parte della carta circolante in azienda e tra i dipendenti. SmartEX è flessibile, personalizzabile e adatta a tutte le aziende, da quelle con poche decine di dipendenti fino ad aziende con migliaia di dipendenti.

Cosa fa di SmartEx la migliore app sul mercato?
Ambire ad essere la migliore app sul mercato è il nostro obiettivo. Da quello che abbiamo potuto vedere, la semplicità, la fluidità e la velocità nella gestione dei dati e delle immagini sono punti di forza di SmartEX rispetto alla concorrenza.

Se un’azienda decide di optare per SmartEX cosa deve fare?
Deve semplicemente contattarci, via mail ( nicola.cattaneo@doxinet.it ) o telefonicamente ( 02.683709 ), e saremo lieti di presentare personalmente la soluzione e capire insieme al cliente i suoi desiderata.

Progetti per il futuro? State pensando di implementare nuove funzioni o di sviluppare l’app per altri sistemi operativi come Windows Phone o BlackBerry?
L’app sta avendo un discreto successo e sta ricevendo parecchio interesse anche da aziende multinazionali; ogni cliente porta con sé un bagaglio di necessità e suggerimenti che stanno aiutando a implementare nuove funzionalità, volte sempre a mantenere il processo di inserimento spesa il più fluido e semplice possibile.