Quando si vende un appartamento e si lascia il condominio, può sorgere una domanda: che fine fanno i propri dati personali? Nome, numero di telefono, indirizzo e-mail e documenti relativi al periodo in cui si era proprietari possono continuare a essere conservati dall’amministratore, oppure è possibile chiederne la cancellazione?
La questione riguarda il rapporto tra la normativa sulla protezione dei dati personali, il cosiddetto GDPR (General Data Protection Regulation, ovvero il Regolamento Ue 2016/679 sulla protezione dei dati personali) e le regole che disciplinano la gestione del condominio. Da una parte c’è il diritto dell’interessato a non vedere conservate informazioni che non sono più necessarie; dall’altra ci sono gli obblighi dell’amministratore e la necessità di mantenere documentazione che può essere ancora rilevante per la gestione dello stabile, o per la tutela dei diritti.
Prima di capire che cosa può essere cancellato e che cosa, invece, può dover essere conservato, occorre però chiarire che cosa si intende per “diritto all’oblio”.
Che cos’è il diritto all’oblio
In ambito privacy, il diritto all’oblio indica la possibilità, prevista dal GDPR, di ottenere in determinate circostanze la cancellazione dei propri dati personali, quando non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o trattati. Non si tratta però di un diritto assoluto. Il GDPR prevede infatti diverse situazioni nelle quali la cancellazione può essere esclusa, tra cui la necessità di conservare i dati per adempiere un obbligo di legge oppure per accertare, esercitare o difendere un diritto.
È proprio questa distinzione a essere importante in condominio. La vendita dell’appartamento e l’uscita dalla compagine condominiale non comportano automaticamente la cancellazione di ogni informazione relativa al precedente proprietario. Occorre invece valutare la funzione del singolo dato o documento, e verificare se esista ancora una ragione che ne giustifichi la conservazione.
Dopo la vendita, cosa succede ai recapiti
Un caso molto concreto riguarda il numero di telefono e l’indirizzo e-mail utilizzati dall’ex condòmino. Una volta comunicato il passaggio di proprietà, l’amministratore deve aggiornare l’anagrafe condominiale e, quando quei recapiti non siano più necessari per una specifica finalità, cessarne l’utilizzo per la gestione corrente. Non avrebbe ragione di continuare a utilizzare il vecchio recapito per inviare all’ex proprietario convocazioni assembleari, comunicazioni ordinarie, o altre informazioni destinate agli attuali condòmini.
Questo non significa, tuttavia, che ogni riferimento a quel numero o a quell’indirizzo debba essere necessariamente cancellato da qualsiasi documento conservato dal condominio. Anche in questo caso occorre distinguere tra il dato utilizzato per le comunicazioni correnti e quello eventualmente contenuto in una documentazione che deve essere conservata per altre ragioni.
Per l’ex condòmino, quindi, il diritto alla cancellazione può tradursi nella possibilità di chiedere che i dati non più necessari alla gestione corrente non vengano più utilizzati.
Vecchi verbali: quando il nome non deve essere cancellato
Diversa è la situazione dei verbali delle assemblee alle quali l’ex proprietario aveva partecipato. Il fatto che una persona non sia più condòmina non significa, di per sé, che il suo nome debba essere eliminato dai verbali relativi al periodo precedente.
Questi documenti servono infatti a conservare la memoria delle decisioni assunte dall’assemblea e delle vicende che hanno riguardato il condominio. La presenza del nome dell’ex condòmino può essere collegata, per esempio, alla partecipazione all’assemblea, all’espressione di un voto, o a una dichiarazione riportata nel verbale.
La cancellazione non può quindi essere richiesta semplicemente perché il rapporto con il condominio è successivamente cessato. Anche in questo caso, però, il principio non è quello di una conservazione indiscriminata: la documentazione deve essere trattata nel rispetto delle regole sulla protezione dei dati personali e conservata per il tempo necessario in relazione alla sua funzione e agli eventuali obblighi applicabili.
Documenti contabili: quando scattano i dieci anni
Un termine preciso è invece previsto per la documentazione contabile. L’articolo 1130-bis del Codice civile stabilisce che le scritture e i documenti giustificativi della contabilità condominiale devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione. Il termine riguarda quindi la documentazione contabile e non può essere automaticamente esteso a tutti i dati personali dell’ex condòmino. Bilanci, documenti giustificativi e altra documentazione contabile possono contenere riferimenti agli ex proprietari e, quando rientrano nell’ambito della norma, devono essere conservati per il periodo previsto.
La presenza dei dati personali all’interno di questi documenti non consente quindi di chiederne semplicemente la distruzione anticipata sulla base del diritto all’oblio. Anche qui, però, è importante non confondere il documento con il singolo dato: l’obbligo di conservare una determinata documentazione non significa che l’amministratore possa utilizzare liberamente, per qualsiasi altra finalità, tutte le informazioni che vi sono contenute.
In caso di morosità o controversie
Un’ulteriore situazione riguarda i rapporti ancora aperti al momento della vendita dell’immobile. Può accadere, per esempio, che siano presenti quote condominiali non pagate, contestazioni, richieste di risarcimento, o vere e proprie controversie giudiziarie.
In questi casi la conservazione della documentazione relativa alla vicenda può essere necessaria per accertare, esercitare o difendere un diritto. L’amministratore potrà quindi avere una ragione per continuare a conservare le comunicazioni, i documenti e gli altri elementi utili alla gestione della controversia, anche se la persona non è più proprietaria.
Pure in questo caso, tuttavia, la conservazione deve essere collegata alla specifica finalità e non può trasformarsi in un mantenimento indefinito di qualsiasi informazione personale.
Cosa può chiedere l’ex condòmino
L’ex proprietario può rivolgersi all’amministratore ed esercitare i diritti riconosciuti dalla normativa sulla protezione dei dati personali. Può chiedere, tra l’altro, quali informazioni che lo riguardano siano ancora conservate, per quali finalità vengano trattate e, quando ne ricorrano i presupposti, la loro cancellazione o rettifica.
La richiesta dovrà però essere valutata caso per caso. Non esiste, infatti, un automatismo per cui tutti i dati debbano essere cancellati con la vendita dell’appartamento, così come non esiste un diritto dell’amministratore a conservare indefinitamente qualsiasi informazione relativa agli ex condòmini. Dipende dalla natura del dato, dalla finalità del trattamento, dagli eventuali obblighi di conservazione e dalla presenza, come detto, di rapporti o controversie ancora in corso.
Il ruolo dell’amministratore
La gestione della privacy richiede quindi all’amministratore un equilibrio tra due esigenze. Da una parte deve evitare di conservare o utilizzare dati che non siano più necessari; dall’altra deve garantire la conservazione della documentazione che la legge impone di mantenere, o che risulti necessaria per la gestione del condominio e per la tutela dei diritti.
Anche l’aggiornamento dell’anagrafe condominiale assume, in questo contesto, particolare importanza. La cessazione della proprietà deve essere registrata e i dati utilizzati per la gestione corrente devono essere aggiornati, evitando che l’ex condòmino continui a essere trattato come se facesse ancora parte della compagine condominiale.