Carte fiscali e contabili L'archiviazione digitale a norma di legge

In Italia stiamo vivendo la lunga coda di una fase transitoria, che porterà alla quasi totale «dematerializzazione» della comunicazione documentale nei rapporti tra clienti, aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni.
Ne è convinto Pierpaolo Benintende, responsabile della struttura di business development di InfoCert. Un osservatorio di tutto rispetto. «Siamo leader di mercato - spiega Benintende - per i processi di conservazione sostitutiva dei documenti a norma, per i servizi di Posta elettronica certificata e primo ente certificatore per la firma digitale in Italia». Quello di cui stiamo parlando è un processo di cambiamento sostenuto anche dal legislatore. «Si pensi al nuovo Cad (Codice dell'amministrazione digitale) e al decreto Monti sulla semplificazione. Ma anche il settore privato ha ben compreso gli indiscussi vantaggi offerti dal «paperless», soprattutto in termini di contenimento dei costi. Per almeno qualche tempo si dovrà mettere in conto la convivenza tra documento cartaceo e documento digitale. Per chiunque stia affrontando il cambiamento, indubbiamente, il punto di partenza è la conservazione sostitutiva realizzata nel completo rispetto della normativa vigente».
Tra i diversi requisiti previsti dalla normativa si segnala l'individuazione di una figura professionale che si assuma la responsabilità dell'intero processo di conservazione sostitutiva. Tale figura responsabile deve possedere specifiche competenze tecniche e giuridiche. L'esigenza di questo ruolo è uno dei motivi per i quali non sempre la scelta di gestire la conservazione sostitutiva all'interno di un'azienda, invece che esternalizzarla, è la migliore possibile.
«Gestire la conservazione sostitutiva internamente, per una realtà medio-piccola o per un professionista, significa anche affrontare investimenti per garantire nel tempo adeguata disponibilità e capacità di archiviazione digitale (storage) per la conservazione a norma dei documenti, apposite misure di protezione dei documenti conservati, nonché periodici aggiornamenti del software installato per adeguamenti normativi o funzionali. Noi di InfoCert le abbiamo tutte queste credenziali di affidabilità, sicurezza e comprovata esperienza».
Per fortuna la normativa prevede anche la possibilità di affidare a terzi lo svolgimento di tali attività, senza rinunciare ai risparmi connessi alla conservazione sostitutiva dei documenti. Gli studi professionali hanno chiari i vantaggi della conservazione sostitutiva, ma anche i rischi che comporta assumersi in proprio il ruolo di responsabile della conservazione. «Per questo Wolters Kluwer Italia ha scelto InfoCert - dichiara Fabio Giuccioli, responsabile comunicazione software di Wolters Kluwer Italia - un partner che offre tutte le garanzie per assumersi il ruolo di responsabile della conservazione. Il lavoro congiunto degli esperti software ha consentito di rendere la conservazione un processo guidato e realizzato in modo trasparente all'operatore. Dal sistema di gestione documentale SuiteDoc di Wolters Kluwer Italia i documenti da conservare sono inviati ad InfoCert e le fasi del processo di conservazione sono eseguite e controllate dalle procedure.

Inoltre l'integrazione tra la gestione documentale e i software contabili e fiscali rende ancora più semplice il processo». Con la formula proposta da Wolters Kluwer Italia, lo studio non deve effettuare un investimento in applicativi e infrastrutture It, ma solo fruire di un servizio proporzionato alle proprie esigenze.