L’Intelligenza Artificiale è pronta a ridisegnare il lavoro d’ufficio, ma l’effettiva integrazione nei processi aziendali non dipende dalla semplice disponibilità degli strumenti, bensì dalle capacità reali dei lavoratori. Per l’83,8% delle aziende esiste una forte necessità di sviluppare nuove competenze legate all’IA per il proprio personale d’ufficio, mentre l’82,4% non registra alcun utilizzo noto di questa tecnologia. Sono alcuni dei risultati che emergono dal Rapporto di ricerca “Intelligenza Artificiale, competenze reali. La sfida della formazione per portare l’IA nel lavoro quotidiano degli uffici”, curato dall’Osservatorio Scientifico di Expo Training, la fiera di incontro tra studenti, scuole, università, istituzioni e aziende dedicata ai temi della formazione, dell’orientamento e del lavoro.
Il modello di studio, basato su un campione di 500 imprese italiane con almeno 10 addetti e una persona impiegata in attività d’ufficio, nei settori manifattura, commercio e servizi di mercato non finanziari, esamina in quali condizioni l’IA possa entrare nel lavoro quotidiano degli uffici: non solo disponibilità degli strumenti, ma scelta di impieghi, conoscenza tecnologica e controllo dei risultati.
Attraverso dati ipotetici raccolti via questionari rivolti ai referenti aziendali, lo scenario analitico permette di capire diffusione, ostacoli, fabbisogni formativi e potenziali applicazioni dell’IA negli uffici. Allo stesso tempo, il modello elaborato dall’Osservatorio propone un progetto formativo modulare, realizzato per mettere in pratica le competenze necessarie all’uso consapevole e produttivo dell’IA sul posto di lavoro, con moduli e tempi definiti e un sistema di valutazione.
IA, adozione e ostacoli
Nel modello presentato, le sperimentazioni individuali riguardano l’8,6% e i progetti pilota il 3,6%, mentre appena il 5,4% ha integrato questi strumenti in modo operativo e regolare. Complessivamente, solo il 17,6% è associato ad almeno una forma di utilizzo. La distinzione fra questi livelli permette di separare la sperimentazione occasionale dall’integrazione stabile dell’IA nei processi aziendali. Sul fronte degli ostacoli all’utilizzo di quest’ultima, si evidenzia che il 59,6% indica l’insufficienza di competenze del personale come la principale carenza, seguite da casi d’uso e benefici poco chiari (51%) e da riservatezza e sicurezza dei dati (48,2%). Il poco tempo per sperimentare è indicato nel 42,1% dei casi.
Fattore umano e formazione
Dal Rapporto si evince che il 68,6% non propone attività formative sull’IA, il 17,2% soltanto incontri introduttivi e il 10,8% un percorso strutturato con obiettivi e verifica. Un percorso formativo efficace non deve solo spiegare il funzionamento tecnico dell’IA, ma insegnare a scegliere quando utilizzarla, a formulare richieste corrette, a verificare i risultati. L’analisi delle mansioni, dalla gestione delle email alla contabilità, ribadisce la centralità del controllo umano. Il 74,6% delle imprese dello scenario ritiene prioritario formare i dipendenti sulla verifica delle fonti e degli errori; il 73,8% sulla protezione dei dati riservati; il 71,6% riguardo alla formulazione di istruzioni efficaci; il 67,2% in merito alla scelta di casi d’uso pertinenti. Seguono il lavoro su documenti e archivi, l’analisi dei fogli di calcolo, l’integrazione nei flussi di lavoro e il riconoscimento di rischi e responsabilità.
Le applicazioni nelle attività d’ufficio
Fra gli impieghi desiderati rappresentati nel modello figurano documenti, relazioni e presentazioni (69,8%); email e comunicazioni (66,4%); analisi dei dati e fogli di calcolo (61,4%); ricerca negli archivi (56,6%); offerte e supporto commerciale (50,2%). Il dossier considera anche assistenza clienti, supporto amministrativo, traduzioni e servizi al personale. Gli esempi applicativi traducono questi ambiti in esercitazioni concrete. Ad esempio, per relazioni e verbali, il compito consiste nel sintetizzare appunti o trascrizioni autorizzate, controllando decisioni, scadenze e omissioni, mentre negli archivi occorre individuare la procedura corretta e verificarne versione, fonte e accessibilità. In amministrazione, invece, l’IA può essere oggetto di esercizi di confronto fra ordine e fattura, senza delegare approvazioni o pagamenti.
La proposta di Expo Training, percorso formativo modulare di 24 ore
Expo Training propone un percorso formativo di 24 ore da adattare alle mansioni, agli strumenti autorizzati e alle conoscenze iniziali. La durata è una scelta progettuale da sperimentare, non un fabbisogno misurato né uno standard universale. L’articolazione combina comprensione degli strumenti, esercitazioni e verifica dell’apprendimento. Il modulo affronta i seguenti temi: comprensione degli strumenti e limiti; formulazione delle richieste e lavoro sui documenti; controllo dei risultati e protezione delle informazioni; laboratorio per ruolo; prova finale e trasferimento al lavoro.
Carlo Barberis, Presidente di Expo Training, ha osservato: “I dati del modello sviluppato dal nostro Osservatorio Scientifico indicano come sia decisiva per le imprese italiane l’acquisizione della giusta professionalità in materia di digitalizzazione. Il successo dell’investimento tecnologico, in un momento storico di profonda innovazione, dipende strettamente dalle strategie di riqualificazione del personale. Purtroppo, riscontriamo un forte deficit di competenze interne. Non basta disporre di software evoluti, occorre avviare percorsi formativi mirati e modulari che insegnino al personale l’uso consapevole dello strumento e, soprattutto, l’importanza del controllo umano. Solo così sarà possibile trasformare l’IA in una reale leva di produttività e crescita per il nostro sistema produttivo”.