La fatturazione elettronica da oggi è realtà

Oggi, 6 giugno 2014, resterà nella memoria di chi si occupa di fatturazione in imprese, studi professionali e qualunque soggetto che fornisce prodotti e servizi a amministrazioni dello Stato. È entrato in fatti in vigore l'obbligo - previsto dalla Legge finanziaria 2008 - di utilizzare la fatturazione elettronica nei confronti di questi soggetti. La fattura elettronica ha gli stessi risvolti fiscali, legali e finanziari di una fattura cartacea tradizionale. Lo sviluppo della fatturazione elettronica è avvenuto nella cornice di un percorso pluridecennale mirante a una sempre più spinta «dematerializzazione» dei processi documentali. Con due obiettivi principali: ridurre l'utilizzo di carta (per la cui produzione è necessario abbattere alberi e che richiede, per la conservazione, archivi che occupano molto spazio fisico) e l'automazione dei processi, con finalità di maggiore efficienza, precisione e velocità. È in quest'ottica, che già negli anni Settanta, è divenuto popolare nelle grandi industrie e nei loro fornitori l'Edi (Electronic Data Interchange), una tecnologia per permette lo scambio di ordini e altri documenti amministrativi attraverso canali dedicati e con l'utilizzo di formati standard. Grazie all'Edi interi processi documentali possono essere svolti in automatico, con l'intervento umano solo in casi eccezionali.
Risale all'ormai lontano 2004 una direttiva europea (numero 94/820/Ce) con cui si raccomandava a tutti i Paesi membri di adottare quadri normativi, organizzativi e tecnologici per gestire in modo elettronico gli interi processi degli acquisti. La nascita del Sistema di Interscambio (Sdi), gestito da Sogei (una società It controllata al 100% dal ministero dell'Economia e delle Finanze) è stata una risposta a questa direttiva. Lo SdI - il cui utilizzo per l'invio delle fatture alla Pa è obbligatorio - adotta un'evoluzione della metodologia Edi basata sull'utilizzo di file in Xml (eXtensible Markup Language), un linguaggio marcatore standard che consente ai software di qualunque tipo e produttore di identificare gli elementi di un documento digitale. Nel 2013 lo Stato italiano ha varato, quindi, altre regole necessarie. Tra queste, non potevano mancare la definizione e codificazione delle informazioni che devono essere obbligatoriamente contenute in una fattura (come mittente, destinatario, gara, prodotto e/o servizio fornito, data di emissione, firma del mittente).
Il formato, inoltre, permette di aggiungere ulteriori dati utili per la dematerializzazione e l'integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento. Il tema della fatturazione elettronica è connesso ad altri protagonisti della recente rivoluzione della gestione documentale, come la posta elettronica certificata (Pec), la firma digitale e la conservazione sostitutiva del documenti aventi valore fiscale e legale su sistemi informatici idonei. L'apposizione della firma elettronica qualificata garantisce l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto della fattura, mentre la conservazione sostitutiva consente che essa possa essere ritrovata, visualizzata e messa a disposizione di chi ne avesse diritto (in primis l'Agenzia delle Entrate).

È da non dimenticare, infine, che la dematerializzazione del document management consente a chi la attua di varare progetti di automazione più spinta dei processi di business, di facilitare attività di analisi dei dati e di ottenere vantaggi dal punto di vista della sostenibilità economica e ambientale.
Quali migliore occasione, quindi, di questa norma per non fermarsi a utilizzare la fatturazione elettronica sono nei confronti della Pa, ma di estenderla anche ai rapporti tra imprese?