Dal 2025 sono cambiate le modalità di rimborso delle trasferte aziendali. L’obiettivo principale è garantire maggiore tracciabilità dei pagamenti, ridurre l’uso del contante e semplificare i controlli fiscali. Viaggi, cene, alloggi e auto devono essere documentati e pagati principalmente con strumenti elettronici per mantenere le agevolazioni fiscali.
Tre le modalità di rimborso
Le aziende possono continuare a utilizzare tre formule di rimborso, ognuna con implicazioni fiscali diverse:
Rimborso forfettario: importo fisso giornaliero stabilito dall’azienda, senza necessità di giustificativi.
Rimborso analitico: copre le spese effettivamente sostenute (vitto, alloggio, trasporti), documentate con scontrini o fatture.
Formula mista: combina un’indennità fissa con il rimborso di alcune spese documentate.
La scelta del modello incide sulla tassazione, non tutti i rimborsi infatti, sono automaticamente esenti da imposte.
L’uso dell’auto personale
Chi utilizza la propria auto per motivi di lavoro può ricevere un rimborso chilometrico non tassato, calcolato secondo le tabelle ACI, a condizione che il viaggio sia autorizzato e documentato. Anche parcheggi e pedaggi autostradali sono rimborsabili senza tassazione se supportati da giustificativi chiari. Le novità del 2025 estendono l’esenzione anche agli spostamenti all’interno dello stesso comune della sede di lavoro.
Tracciabilità: la vera novità
Il fulcro della riforma riguarda la tracciabilità dei pagamenti. Per godere delle agevolazioni fiscali, le spese di trasferta devono essere saldate quasi esclusivamente con strumenti elettronici:
Carte di credito o debito
Bonifici bancari
App di pagamento come Satispay o SumUp
L’uso del contante resta possibile solo in casi limitati, ma comporta rischi fiscali e spesso la perdita dell’esenzione. La documentazione deve essere chiara e coerente, permettendo di ricostruire sia la spesa sostenuta sia il metodo di pagamento.
Pagamenti in contanti: le eccezioni
L’obbligo di tracciabilità non si applica ai trasporti di linea, come treni, autobus, aerei e navi, che possono ancora essere pagati in contanti senza perdere il diritto al rimborso. Anche l’indennità chilometrica rimane esclusa dall’obbligo di pagamento tracciabile. Per il resto, vitto, alloggio e servizi non di linea (come taxi e NCC) devono essere saldati con strumenti elettronici per evitare che il rimborso diventi reddito imponibile.
Quali strumenti di pagamento sono validi
Per il Fisco, il pagamento è tracciabile se identifica chiaramente chi ha versato e chi ha ricevuto il denaro. Oltre alle carte di credito/debito, sono validi:
App di pagamento autorizzate (Satispay, SumUp, PostePay)
PagoPA, MAV o bollettini postali
La prova può essere fornita con ricevute digitali o email di conferma della transazione.
Conservazione della documentazione
È fondamentale conservare ricevute e giustificativi. Se la fattura o ricevuta indica già “pagamento eseguito con modalità elettronica”, non serve allegare lo scontrino del Pos. In caso di smarrimento, l’estratto conto bancario può sostituire il documento, oscurando le spese non pertinenti, tutelando così privacy e conformità fiscale.
Impatto sulle aziende e sui dipendenti
Dal 1° gennaio 2026, le regole influenzano direttamente le buste paga e i bilanci aziendali. L’esenzione fiscale dipende dalla capacità di tracciare i flussi di denaro, semplificando i controlli e garantendo che ogni rimborso corrisponda a spese reali e documentate
