La «dematerializzazione» assicura agli studi efficienza e tanti servizi

Una ricerca fa il punto sull'adozione negli studi professionali di nuove soluzioni tecnologiche. Ne parliamo con Paolo Catti, direttore di ricerca degli Osservatori presso la School of Management del Politecnico di Milano.
Aumento dell'efficienza nelle attività lavorative, diminuzione dei costi operativi e riduzione delle complessità nella gestione degli archivi. Sono i benefici dell'adozione di soluzioni di dematerializzazione più frequentemente citati dagli studi professionali.
Lo si rileva dalla prima edizione dell'Osservatorio Ict&Commercialisti, curato dalla School of Management del Politecnico di Milano in collaborazione con il Cndcec (Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti contabili), e supportato da diverse organizzazioni, fra cui Wolters Kluwer Italia.
«Questi vantaggi legati al recupero di efficienza negli studi - spiega Paolo Catti, direttore di ricerca degli Osservatori presso la School of Management del Politecnico di Milano - possono ingenerare anche ben altre ricadute. Per esempio, riuscire a completare più rapidamente e con maggior accuratezza alcune attività, offrendo un livello di servizio superiore a parità di risorse impiegate, può rappresentare un'opportunità: sia per presentarsi in modo più attrattivo verso i clienti, sia per fidelizzarli, magari arricchendo la propria offerta tradizionale anche con altri servizi che si appoggiano sulle soluzioni informatiche. Si pensi, per esempio, alla Conservazione Sostitutiva».
Tuttavia Posta Elettronica Certificata (Pec), smart card, soluzioni per Conservazione Sostitutiva, gestione elettronica del documenti (Ged) e condivisione dei documenti, per citare gli esempi di nuovi strumenti più noti, non risultano ancora essere stati adottati in modo deciso, andando a sostituire processi tradizionali meno efficienti ma collaudati. «Tra quelli citati - afferma Catti - l'unico strumento diffuso tra tutti i commercialisti è la Pec, che, va detto, è obbligatoria per legge. Anche le smart card sono diffuse (circa l'88% del campione ne ha una): non sono obbligatorie, ma sono necessarie per svolgere alcune delle operazioni più richieste ai commercialisti. Gli altri strumenti sono, invece, molto meno diffusi (12%-14% del campione in media). Ne emerge un quadro di sintesi che fa pensare a una categoria orientata a innovare più per rispondere a imposizioni che stimolati dalla ricerca di nuove opportunità».
Dalla ricerca emerge, comunque, anche un certo riconoscimento dei benefici che in futuro l'adozione di questi strumenti porteranno alle aziende e al sistema economico. «Direi che non ci sono alternative all'adozione di soluzioni informatiche. Con riferimento alle sole soluzioni per la dematerializzazione, un'impresa che fa Conservazione Sostitutiva delle fatture risparmia tra 1 e 3 euro/fattura. Se adotta soluzioni di integrazione del Ciclo dell'Ordine può conseguire un beneficio ancora più significativo: da 25 a 60 euro/ciclo. Per uno studio commercialista, l'adozione di soluzioni di dematerializzazione per la registrazione di Fatture Attive, Fatture Passive, gestione delle scritture contabili e dei documenti fiscali può portare benefici paragonabili: circa 14.000 euro/anno per uno studio con 35 clienti che registra poco più di 10.000 fatture l'anno; circa 120.000 euro/anno per uno studio più grande, con 130 clienti e che registra 110.000 fatture l'anno».
Intanto il mondo va verso il social networking, la condivisione di contenuti e la collaborazione. «Alcuni studi che abbiamo intervistato nel corso della nostra attività di ricerca fanno ricorso ai social network e a live chat per interagire con i propri clienti. Tuttavia, questa abitudine è più che altro l'esito di iniziative di singoli professionisti, esponenti di una nuova generazione che si interfacciano con clienti altrettanto “giovani” e, quindi, culturalmente “vicini” all'utilizzo sistematico dei social network.

Altri strumenti web come portali per lo scambio di documentazione o extranet per la collaborazione tra professionista e imprese sono invece un po' più diffusi: li usa già il 22% dei commercialisti analizzati e un altro 30% dichiara che lo farà in futuro».