Con i documenti in digitale in studio il lavoro è più semplice

La dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti è da anni uno dei temi caldi sia nella Pubblica amministrazione che nel privato, per favorire lo snellimento della burocrazia e una migliore gestione delle informazioni. «Oggi il quadro normativo in materia di conservazione digitale dei documenti fiscali è completo e definito con chiarezza», spiega Giorgio Confente, avvocato tributario di Milano, che svolge tra l'altro attività di consulenza e di formazione professionale, a professionisti e imprese, relativamente ai processi di conservazione digitale dei documenti. La norma di riferimento è il decreto del ministero dell'Economia del 23 gennaio 2004.
Per risolvere i dubbi interpretativi sono state fondamentali le circolari e risoluzioni emanate dall'Agenzia delle entrate. Tra queste la circolare 36/E del 2006, che ha trattato in modo organico la materia, e la risoluzione 158/E del 2009 «che rende possibile la conservazione digitale di un documento cartaceo, senza la necessità di scansionarlo, se è disponibile il file che ne riproduce fedelmente il contenuto con la possibilità di recuperare facilmente i documenti relativi ad anni pregressi», continua Confente. «Con la modifica dell'articolo 2215 bis - aggiunge - sono state semplificate le operazioni di tenuta informatica delle scritture contabili. La principale semplificazione introdotta riguarda la riduzione della frequenza con cui i registri contabili devono essere resi immodificabili con l'apposizione della marca temporale e firma digitale. Secondo la nuova normativa i registri contabili dovranno essere cristallizzati almeno una volta all'anno, e non più trimestralmente». Questo consente di equiparare i termini della conservazione digitale a quella cartacea, per la quale l'attuale normativa richiede la stampa annuale entro tre mesi dalla data di presentazione delle dichiarazioni annuali, ossia entro il 31 dicembre dell'anno successivo a quello di riferimento.
La conservazione sostitutiva delle scritture contabili porta degli enormi vantaggi allo studio professionale in termini di «riduzione di mezzi, tempi e risorse umane impiegate nella stampa dei documenti fiscali dei clienti - spiega Confente -; inoltre, il documento informatico digitale, se ci si affida a partner tecnologici seri e affidabili, offre maggiori garanzie di sicurezza rispetto a quello cartaceo, considerata la facilità con la quale è possibile fare copie di back-up, conservabili su diversi supporti e anche in differenti luoghi fisici. I documenti in digitale sono anche più facili da reperire in caso di verifiche, assicura maggiore credibilità del dato documentale, minore invasività dei controlli e risparmi economici per l'esibizione su file, sostitutiva rispetto alla stampa. In futuro, poi, sarà possibile esibire “in via telematica” la documentazione richiesta senza muoversi dallo studio».

In questo contesto, Wolters Kluwer Italia offre ai professionisti fiscali e del lavoro una gamma di soluzioni, a marchio Ipsoa, Osra e Pragma, integrate con i software gestionali di studio che permettono di effettuare l'archiviazione digitale e la conservazione sostitutiva in modo semplice e sicuro.