Deposito di atti, scambi con i clienti, pratiche camerali, comunicazioni alla Pubblica Amministrazione, flussi documentali interni e molto altro: firma digitale e marca temporale sono ormai diventate nella vita quotidiana degli studi professionali - di commercialisti, avvocati e consulenti - strumenti davvero usuali nella gestione delle attività. E non più, al contrario di un tempo, soltanto per conformità a eventuali obblighi normativi, ma per la loro capacità di facilitare il lavoro e renderlo più fluido e rapido.
In una procedura telematica con una Pubblica Amministrazione, ad esempio, la firma serve a sottoscrivere i documenti con pieno valore legale ma - se dotata di certificato CNS (Carta Nazionale dei Servizi) - consente anche di autenticarsi per accedere al servizio. Al contempo, l’apposizione di una marca temporale sarà fondamentale per dare certezza di data e ora del momento in cui un documento digitale è già esistente.
Conoscere bene questi strumenti è la chiave per beneficiare di tutti i loro vantaggi per l’attività professionale.
Firma Digitale
La firma digitale - nelle sue molteplici versioni, smart card, token wireless o firma remota - è ormai una “compagna di lavoro” per molti professionisti e un indispensabile strumento di efficienza per i loro studi: con questa, vengono sempre più spesso sottoscritti lettere d’incarico, contratti, ordini, polizze, accordi di riservatezza e numerosi altri documenti.
La firma digitale ha, infatti, lo stesso valore della firma autografa su carta e garantisce autenticità e integrità dei documenti sottoscritti: per i professionisti, il suo uso è obbligatorio in specifici casi ma in molti altri viene comunque utilizzata per i suoi benefici.
Così, ad esempio, gli avvocati la utilizzano per: deposito di atti giudiziari quali citazioni, ricorsi, comparse, memorie difensive, istanze istruttorie e altro ancora nell’ambito del Processo Civile Telematico; notifiche via PEC degli atti destinati a imprese, professionisti e PA; atti conclusivi di mediazioni telematiche; deposito di ricorsi e memorie all’interno del Processo Amministrativo Telematico; deposito di atti e verbali nell’ambito del Processo Penale Telematico; procure alle liti in digitale; corrispondenza professionale cui conferire valore probatorio.
I commercialisti ricorrono alla firma digitale quando, ad esempio: sottoscrivono dichiarazioni fiscali quali Modello Unico o dichiarazione IVA; depositano bilanci e presentano pratiche al Registro delle Imprese; richiedono l’iscrizione al Registro dei Revisori Contabili; presentano modelli F24 o provvedono ad altri adempimenti telematici verso l'Agenzia delle Entrate quali deleghe di pagamento, richieste di rimborso, istanze di autotutela in via telematica; emettono fatture elettroniche verso la PA; redigono relazioni di stima e perizie contabili; formulano pareri pro veritate trasmessi telematicamente.
Lo stesso accade ai consulenti. Ad esempio, quelli d’impresa la usano per sottoscrivere: domande di partecipazione a bandi e gare d'appalto pubbliche; piani industriali e business plan trasmessi in forma elettronica; report e relazioni con valore probatorio. I consulenti del lavoro, invece, la utilizzano in caso di: Comunicazioni Obbligatorie come i modelli UNILAV, UNISOMM, VARDATORI; pratiche INAIL quali autoliquidazione, denunce di infortuni e variazioni; LUL Libro Unico del Lavoro in conservazione sostitutiva; richiesta e asseverazione DURC; perizie e relazioni tecniche per contenziosi lavoristici.
Peraltro, se la soluzione di firma digitale prescelta offre anche il certificato CNS (Carta Nazionale dei Servizi) si ha la possibilità di utilizzare un unico dispositivo sia per firmare i documenti sia per accedere ai servizi online delle amministrazioni pubbliche, senza dover per forza ricorrere ad altri metodi di identificazione quali CIE e SPID. Ad esempio, per autenticarsi su portali quali INPS, Agenzia delle Entrate, Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali, ANPR Anagrafe Nazionale Popolazione Residente, Sistema Tessera Sanitaria e molti altri ancora.
In tal senso, è importante capire come richiedere la soluzione di firma digitale più idonea per le proprie esigenze di professionista e cittadino.
Marca Temporale
Dal punto di vista normativo (Regolamento eIDAS art. 41 e 42), la marca temporale - o, più tecnicamente, la validazione temporale elettronica - è un insieme di dati in forma elettronica che collegano altri dati in forma elettronica a una particolare ora e data, così da provare che questi ultimi esistevano in quel momento.
Ma come funziona dal punto di vista pratico?
Quando un professionista appone la marca temporale su un file, una richiesta contenente una serie di informazioni arriva all’ente certificatore che dovrà rilasciarla. Quest’ultimo ne verifica la correttezza per procedere - in modo automatico e immediato - alla generazione e all’invio all’utente di una sequenza unica e irripetibile di caratteri: tali caratteri costituiscono la marca temporale.
Dopo la sua apposizione, la marca temporale congela il documento, certificandone l’esistenza in vita da quel momento preciso e garantendone la validità nel tempo. Tutto questo, peraltro, senza dover stamparlo e timbrarlo: il documento può così vivere completamente in digitale dalla sua creazione fino alla sua archiviazione.
Nell’attività di un professionista, la marca temporale è indispensabile quando la procedura richiede una datazione precisa del documento o quando la sequenza dei passaggi documentali deve risultare ricostruibile con chiarezza. L’apposizione della marca temporale su un documento sottoscritto digitalmente, inoltre, mette anche al riparo da quelle interpretazioni che, seppur controverse, contestano la validità dell’atto qualora il certificato di firma venga sospeso o revocato oppure semplicemente scada.
Il valore della marca temporale è, quindi, duplice: da un lato, completa spesso il lavoro della firma digitale e rende il fascicolo più solido sul piano organizzativo e probatorio mentre, dall’altro, aiuta a tenere in ordine i documenti all’interno di processi documentali strutturati. Riassumendo, firma digitale, CNS, marca temporale sono strumenti diversi che hanno finalità altrettanto diverse.
Tutti, però, hanno un punto fondamentale in comune: possono essere rilasciati soltanto da un Qualified Trust Service Provider (QTSP, ossia prestatore di servizi fiduciari qualificato), cioè una terza parte fidata che è accreditata da AgID e riconosciuta a livello europeo. Ed è questo che ne garantisce il valore e l’affidabilità.