Difficoltà a concentrarsi sul lavoro? La tecnica del pomodoro, sviluppata negli anni '80, aveva cercato di migliorare la produttività stabilendo una breve pausa dopo 25 minuti di attività. Ma la tecnologia è cresciuta e ha divorato il succoso frutto rosso. Da tempo, infatti, siamo pungolati da e-mail, messaggi whatspp, chiamate e notifiche. Una situazione generale diffusa che Microsoft ha voluto misurare scoprendo che le interruzioni giornaliere in media sono ben 275. Detto in modo più comprensibile: ogni due minuti la nostra attività produttiva viene fermata, una frammentazione costante che non consente la concentrazione necessaria. Morale: secondo il sondaggio, frutto di 31mila interviste realizzate dal colosso informatico americano, un terzo dei lavoratori dice di non riuscire più a tenere il passo con il ritmo di lavoro.
La sensazione di essere sempre in urgenza
Le microinterruzioni non sono da sottovalutare perché rappresentano un problema sistemico a tutti i livelli aziendali. Un’e-mail o un messaggio possono sembrare cosa da poco, ma quasi trecento input trasformano la giornata in una corsa a ostacoli. Una corsa nella quale a rimetterci non è solo la qualità, ma anche il benessere fisico. Il rischio, infatti, è che le costanti interruzioni sovraccarichino la mente, facendo percepire alla persona un livello di stress molto più alto di quello effettivo e la sensazione di essere sempre in urgenza o in ritardo, pertanto si perde lucidità e capacità di “stare” in ciò che si sta facendo.
A questo si aggiunge il fatto che le interruzioni non hanno confini temporali. Sempre secondo la ricerca di Microsoft, un dipendente medio invia o riceve in media 58 messaggi fuori dall'orario di lavoro, trend in aumento del 15% rispetto allo scorso anno.
È possibile liberarsi dalle interruzioni?
Che siano all’interno dell’orario lavorativo o fuori, email, messaggi e chiamate sono potenzialmente sempre interruzioni. A meno che non si impari a gestirle. Lo scenario dipinto da Microsoft deve senz’altro far riflettere sulla poca efficienza che le aziende e le persone hanno nel gestire il tempo e la tecnologia, ma non può diventare un alibi. Molto spesso, infatti, si ha la possibilità di scegliere. Esistono gradi di libertà e possibilità di azione che possono tutelare la persona dal bombardamento digitale. Se non è possibile intervenire sul sistema e sul comportamento altrui, è comunque possibile equipaggiarsi per amministrare il proprio tempo con cura.
La tecnologia ci controlla solo se glielo permettiamo. Se siamo noi a dettare le regole, lo scenario cambia. Le notifiche interrompono per il solo fatto di esistere. Tuttavia, non esistono necessariamente. Si può silenziarle o eliminarle. Si pensi ad esempio alla possibilità di organizzare la propria giornata inserendo in agenda momenti dedicati a leggere le email e recuperare i messaggi. In questo modo, sarebbe possibile difendere spazi di pensiero e operatività senza perdersi aggiornamenti e richieste. Semplicemente, cadenzandoli.
Il potenziale della meta-comunicazione
Per gestire questo traffico di informazioni si fa ricorso alla meta-comunicazione che consente di essere più organizzati e, dunque, più efficienti. Ad esempio si può indicare a colleghi, collaboratori e clienti il canale preferito per essere contattati. Una buona pratica non sempre adottata per timore di sembrare scortesi o poco disponibili. Educarsi ed educare alla gestione del tempo e del digitale e condividere con le persone lo stile con cui si gestiscono le comunicazioni, può aiutare ad allineare le aspettative reciproche e a comprendere che molto spesso si percepisce una richiesta come urgente semplicemente perché entra prepotentemente nel nostro campo cognitivo con bip e suoni.
Quello che oggi a molti sembra irraggiungibile – ossia una gestione efficace delle interruzioni – è in realtà un traguardo spesso avvicinabile.
