Amministratore di condominio. Come sceglierlo e quali sono le sue mansioni

L’amministratore di condominio è il soggetto incaricato dall’assemblea condominiale di occuparsi dell’amministrazione dello stabile, della sua gestione, del rispetto del regolamento condominiale e della tenuta della contabilità. Le sue competenze spaziano dalla manutenzione ordinaria alla conservazione dei beni comuni, con mansioni sia di carattere esecutivo (come l’attuazione delle delibere assembleari) che amministrativo (adempimenti fiscali e tributari). È legato ai condomini da un rapporto di mandato con rappresentanza (con cui il mandatario, in questo caso l’amministratore, si obbliga a compiere uno o più atti giuridici per conto del mandante, cioè i condomini). L’amministratore riveste di fatto il compito di rappresentante legale del condominio. Ma quali sono nello specifico queste funzioni e come si procede alla sua scelta e nomina? Lo vediamo in questo articolo.

Funzioni dell’amministratore

La figura dell'amministratore condominiale è prevista obbligatoriamente per legge quando nell'immobile i condomini sono più di otto. La normativa di riferimento si trova nel Codice civile (in particolare nell’art. 1130), e vale anche per chi amministra edifici con alloggi di edilizia popolare ed economica, realizzati o recuperati da enti pubblici o con il concorso dello Stato, delle regioni, delle province o dei comuni, nonché di edilizia residenziale pubblica. Secondo il Codice, nello svolgere il suo incarico l’amministratore di condominio, oltre a seguire le regole generali in materia di contratto di mandato, deve adottare i criteri del “buon padre di famiglia”. Tutti i provvedimenti adottati dall’amministratore nell’ambito dei suoi poteri sono obbligatori per i condomini.

Le attività di ordinaria amministrazione che riguardano l’incarico dell’amministratore sono: eseguire le deliberazioni dell'assemblea, convocare annualmente l’assemblea per l'approvazione del rendiconto condominiale, curare l’osservanza del regolamento di condominio, disciplinare l’uso delle cose comuni e l’utilizzo dei servizi in modo tale che tutti possano goderne nel migliore dei modi, riscuotere i contributi, compiere tutti gli atti per conservare le parti comuni dell’edificio, erogare le spese necessarie per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell'edificio e per l'esercizio dei servizi comuni, curare gli adempimenti fiscali, e ancora, tenere il registro dell’anagrafe condominiale, in cui annotare i dati dei singoli proprietari e degli altri titolari di diritti sui singoli alloggi, specificando i dati catastali e quelli relativi alle condizioni di sicurezza delle parti comuni, curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e di revoca dell’amministratore, del registro di contabilità (anche con modalità informatizzate), conservare la documentazione riguardante la propria gestione, predisporre il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro 180 giorni.

Obblighi a cui è chiamato a rispondere l’amministratore

All’amministratore compete per prima cosa la rappresentanza del condominio. Vuol dire che nell’ambito dei suoi poteri e doveri può promuovere azioni giudiziali nell’interesse del condominio, sia contro terzi, sia contro i condomini (ad esempio recuperare le spese di riscaldamento da un condomino moroso). Ugualmente, chi intenda promuovere una causa contro il condominio (o inviare comunicazioni o solleciti) deve notificare tutti gli atti all’amministratore.

Fra i vari obblighi, l’amministratore è tenuto, all’atto della nomina, (e ad ogni eventuale rinnovo dell’incarico) a comunicare i propri dati anagrafici e professionali e il luogo dove vengono tenuti i registri dell’anagrafe condominiale, dei verbali e delle revoche nonché della contabilità specificando giorni e ore in cui gli interessati possono prenderne visione; a stipulare una polizza in caso di errore professionale (se viene posta dai condomini come condizione per la nomina); ad adeguare i massimali di polizza quando nel periodo del suo incarico vengono deliberati lavori straordinari, ad affiggere sul luogo di accesso al condominio un documento dal quale risultino le sue generalità e i suoi recapiti, anche telefonici (in caso l’amministratore mancasse, vanno affissi i riferimenti della persona che ne fa le veci); ad aprire uno specifico conto corrente dedicato al condominio e a fare transitare su questo conto le somme ricevute (a qualunque titolo) dai condomini o da terzi e quelle erogate per conto del condominio.

Alla cessazione dell’incarico, l’amministratore è poi tenuto a consegnare tutta la documentazione in suo possesso riguardante il condominio e i singoli condomini e ad eseguire tutte le attività urgenti per evitare danni per gli interessi comuni; a procedere per il recupero forzoso delle somme dovute al condominio entro 6 mesi dalla chiusura dell’esercizio, salvo che venga espressamente dispensato dall’assemblea.

I requisiti per l’incarico

L’amministratore di condominio può essere una persona fisica oppure una società. Può trattarsi di una società di persone (società semplice, società in accomandita semplice, società in nome collettivo), o di una società di capitali (società a responsabilità limitata, società per azioni, ecc.).

Fra i requisiti che l’amministratore-persona fisica deve possedere per legge, il godimento dei diritti civili, non aver riportato condanne per delitti contro la pubblica amministrazione, l'amministrazione della giustizia, la fede pubblica, il patrimonio o per ogni altro delitto non colposo con pena la reclusione da un minimo di 2 anni a un massimo di 5; non essere stato sottoposto a misure di prevenzione definitive (come ad esempio l’obbligo di soggiorno), salvo riabilitazione; non essere interdetto o inabilitato; non essere inserito nell'elenco dei protesti cambiari; possedere un diploma di scuola secondaria di secondo grado; aver frequentato un corso di formazione iniziale; svolgere attività di formazione periodica in materia di amministrazione condominiale. In caso di nomina come amministratore di uno dei condomini dello stabile (dunque non di un professionista) gli ultimi tre requisiti non sono richiesti.

Se l’amministrazione viene invece affidata ad una società, i requisiti devono essere posseduti dai soci illimitatamente responsabili (cioè che rispondano dei debiti della società con il loro patrimonio personale come il socio accomandatario nella Società in accomandita semplice), dagli amministratori della società, dai dipendenti incaricati di svolgere concretamente le funzioni di amministrazione dei condomìni cui la società fornisce i propri servizi. La perdita dei requisiti (tranne gli ultimi tre) causa l’immediata cessazione dall’incarico di amministratore.

Per orientarsi nella scelta

Sono diverse le associazioni di categoria cui sono iscritti gli amministratori: sul sito web del Ministero delle Imprese e del Made in Italy (ex MISE) sono elencate numerose di queste associazioni. Dopo la riforma del condominio, all’amministratore è imposta la frequenza di un corso di formazione iniziale e periodico (nello specifico, un corso di formazione iniziale di almeno 72 ore, seguito d un’attività di formazione continua di almeno 15 ore). Si tratta di corsi svolti da professionisti in materia fiscale e condominiale, al termine dei quali si sostiene un esame e viene rilasciato un attestato.

Può capitare che l’amministratore non svolga in via esclusiva tale attività, si pone quindi la questione della compatibilità con altre professioni. Fra quelle ritenute compatibili, l’avvocato, il commercialista, il geometra, il ragioniere, mentre risulta incompatibile quella di agente immobiliare.

Come si effettua la nomina

L’amministratore di condominio è nominato dai condomini, quindi ai fini della nomina, è necessaria la convocazione dell’assemblea. La delibera viene adottata con il voto favorevole della metà del valore dell’edificio (500/1000) e della maggioranza degli intervenuti. L’assemblea per la nomina dell’amministratore può essere ordinaria (nel caso di mancato rinnovo dell’amministratore al termine del mandato di un anno) o straordinaria (nell’ipotesi di revoca dell’amministratore durante il suo mandato a cui consegue la nomina di un altro). Una volta nominato, l’amministratore rappresenta tutti i condomini, anche i dissenzienti nella sua votazione. La legge richiede la maggioranza di 500 millesimi, la maggioranza degli intervenuti, sia in prima che in seconda convocazione, anche per le deliberazioni su revoca e conferma dell’amministratore.

L’amministratore incaricato deve comunicare l’accettazione della nomina e indicare i propri dati anagrafici e professionali (affiggendo anche una targhetta sul luogo di accesso al condominio), il codice fiscale, o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri (anagrafe condominiale, verbali, nomina e revoca, contabilità) nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta, può prenderne gratuitamente visione A tutela di garanzia e di trasparenza, la legge prevede che, nel momento in cui accetta la nomina, l’amministratore debba specificare voce per voce l’importo che chiede come compenso per l’attività da svolgere. Se non si adempie a questa formalità, la nomina si considera nulla.

Durata dell'incarico e revoca dell’amministratore

L’incarico dell’amministratore ha durata di un anno e, in caso di mancata revoca, si intende rinnovato per un altro anno. I condomini però possono sempre deliberare la revoca dell’amministratore con le modalità previste nel regolamento di condominio.
Qualora il regolamento non preveda la revoca dell’amministratore, occorre una delibera favorevole dell’assemblea, con la maggioranza dei presenti che rappresenti almeno la metà del valore dell’edificio. La revoca può però essere anche disposta dall’autorità giudiziaria su richiesta anche solo di uno dei condomini, in caso di gravi motivi stabiliti dalla legge, che consistono sostanzialmente con il venir meno ai suoi compiti e doveri, già descritti. L’amministratore revocato dall’autorità giudiziaria non potrà più essere nominato dall’assemblea.

L’amministratore può anche decidere di rinunciare all’incarico in qualsiasi momento, pertanto, è tenuto a presentare le proprie dimissioni e a convocare un’assemblea per la nomina del suo successore.

L’amministratore “cessato” deve comunque continuare ad esercitare le proprie funzioni fino alla sostituzione, questo vale anche in caso di dimissioni.