Smart working: i software per collaborare con i colleghi

Lo smart working, o lavoro agile, è uno dei termini che la pandemia da coronavirus ha trasformato da tecnicismo per geek a parola di uso comune. In quanto novità, prima di diventare efficace ha richiesto l’adeguarsi degli utenti a una serie di problematiche non ancora affrontate. La prima è stata la necessità di attrezzarsi di una linea stabile, fissa o mobile: superato questo scoglio, il successivo a palesarsi è stato lo scambio di una grande quantitativo d’informazioni e dati tra colleghi o collaboratori.

In passato, prima dell’avvento della banda larga, il passaggio di dati è sempre avvenuto nell’ordine con floppy, dischi Zip, supporti ottici e unità USB. L’accesso capillare alla Rete, e soprattutto la possibilità di allegare alle email file aventi come dimensione anche qualche megabyte, ha consentito un passaggio di informazioni da fisico a virtuale.

Entrambi i casi ponevano però il problema di una corretta organizzazione e catalogazione: non era difficile immaginare l’eventualità di sovrascrivere un file in maniera errata o utilizzare la versione non aggiornata di un documento.

Con il passaggio obbligato allo smart working, la situazione è potenzialmente peggiorata: la necessità di trasferire informazioni tra colleghi lavorando orizzontalmente su un progetto - come un relazione scritta a più mani o un progetto architettonico in cui intervengono più figure - ha richiamato la necessità di avere un nuovo metodo di lavoro e scambio, per evitare errori e condividere informazioni anche piuttosto pesanti (centinaia di MB o più). In maniera simile a quanto visto in precedenza per salvare le nostre foto.

Come funziona il cloud computing

In casi di questo genere può essere un valido aiuto ricorrere al cloud - o "nuvola", in italiano: si tratta di piattaforme che permettono il backup e la sincronizzazione di dati tra più utenti o postazioni, in modo da renderli accessibili da computer dislocati anche in varie parti del mondo, se collegati alla rete.

Vediamo alcuni esempi per comprenderne l’utilità: nella didattica a distanza viene utilizzata da alcuni istituti scolastici la G Suite di Google che, tra le altre cose, offre un software gratuito simile al conosciuto pacchetto Office di Microsoft. Al contempo è disponibile uno spazio cloud chiamato Google Drive, su cui vengono salvati i vari documenti elaborati.

Questo spazio “sulla nuvola” permette a docenti e alunni di non occupare fisicamente l'archiviazione dei rispettivi computer, e modificare uno stesso file, salvato e sempre accessibile da remoto, in unica copia. Tale procedimento permette di avere una sola versione del documento, evitando che in un accesso multiplo - si pensi ad una classe di venti alunni e un insegnante - si possano creare doppioni incompleti o, peggio, vadano perse informazioni scambiandolo via email.

Il caso della G Suite viene denominato SaaS (Software as a Service), perché integra sulla nuvola spazio e servizi (Documenti Google per l’appunto).

Nell’eventualità di dover condividere informazioni tra colleghi, o addirittura su uno o più device personali da utilizzare con software specifici, quello che interessa sono senza dubbio la capacità di archiviazione offerta, la sicurezza e il numero di device accessibili.

Le alternative delle offerte cloud storage

Google Drive, OneDrive, iCloud, Amazon Drive e iDrive sono solo alcuni dei migliori servizi di cloud storage disponibili allo stato attuale, che si differenziano nel dettaglio per prezzi e capienze. Quasi tutti offrono la possibilità di avere accesso a un’offerta gratuita che necessita della sola registrazione, salvo poter aumentare la quantità di spazio o servizi disponibili dietro il corrispettivo di una tariffa mensile.

• Google One: la proposta di Google - conosciuta anche come Drive - è probabilmente la più diffusa attualmente, con l’uso nell’ambito scolastico grazie al pacchetto gratuito offerto e ai servizi inclusi. Lo spazio gratis disponibile è pari a 15 GB con offerte per 100 GB, 200 GB e 2 TB rispettivamente a 19.99, 29.99, 99 euro annuali. È possibile pagare anche mensilmente con un piccolo rincaro, in modo da scegliere l’offerta più consona in base alle proprie necessità;
• OneDrive: Microsoft ha integrato il suo cloud con Windows 10, rendendolo disponibile come una cartella virtuale/fisica sui PC dotati del suo sistema operativo. Svariate le opzioni offerte, che partono dalla sola archiviazione gratuita di 5 GB, a 100GB offerti per 2 euro mensili, per arrivare al pacchetto con Office incluso per una o sei persone, da 69 e 99 euro. In questo caso, lo spazio aumenta esponenzialmente a uno e 6 TB;
• iCloud: a Cupertino sono stati i primi a fornire un piano gratuito che includeva 5 GB, dando il riferimento per la concorrenza. In caso di necessità di spazio maggiore, le alternative spaziano da 50 GB a 0.99 euro al mese fino a 2 TB per 9.99 al mese. Mediana l’offerta più abbordabile da 200 GB e 2.99 euro mensili;
• Amazon Drive: per gli utenti Prime, lo spazio di archiviazione per le foto ad alta risoluzione è illimitato, inoltre ogni cliente dispone di 5 GB per dati e video. Come upgrade disponibili 100GB per 1.99 euro al mese, oppure le nettamente più ampie versioni da 1 TB a 9.99 euro e 2 TB da 19.99 euro, sempre mensili.
• Dropbox: 2GB sono il primo gradino d’ingresso libero al servizio, che è stato per anni il riferimento tra i cloud, per comodità e funzionalità. La possibilità di invitare persone permette di incrementare fino a oltre 10GB lo spazio senza alcun esborso di denaro. Diversamente in base al numero di utenti e spazio, le cifre richieste possono variare da 9.99 a 16.99 euro mensili.

Il limite al numero di device

Un capitolo a parte merita la possibilità concessa dai vari servizi nell’installare l’app o il relativo software necessario al corretto funzionamento, su uno o più device personali. Si faccia l’esempio del professionista che possiede diversi personal computer: in ufficio, a casa, più relativo smartphone e tablet, per un totale di quattro sistemi utilizzati.

Il servizio cloud permette infatti in linea teorica il salvataggio delle foto effettuate da cellulare o tablet e la successiva visione sui due diversi PC. Viceversa, caricato un documento sul PC in ufficio, la possibilità di accedere dagli altri sistemi.

Alcuni servizi di cloud limitano nelle versioni gratuite il numero di device collegabili all’account. Dropbox, nella versione free, fissa in tre la quantità massima, rendendone più limitato l’uso e sconsigliato per esigenze professionali. Nessun paletto definito dagli altri competitor fin qui analizzati.

Compatibilità tra sistemi operativi

L’ultima analisi necessaria rimane quella riguardante la compatibilità tra i device. Dropbox dispone di software e app compatibili per tutti i sistemi (Android, iOS e Windows), oltre tramite browser. Alla stessa maniera i servizi Amazon, Google e Microsoft. iCloud Drive invece non dispone di una app per device Android: un limite non da poco, se il vostro telefono dispone del sistema operativo realizzato a Mountain View.

L’offerta più adatta per le proprie esigenze

Scegliere l’offerta migliore non è facile: da test professionali effettuati, il cloud di Amazon ha dimostrato di essere il più veloce, a parità di condizioni di connessione. Per chi ha necessità di utilizzare il pacchetto Office o Teams, le offerte di Microsoft risultano essere concorrenziali e permettono spesso di usufruire di spazio extra, se si è clienti di vecchia data, per altri servizi (Outlook per esempio) arrivando fino a 100 GB gratuiti.

Gli utenti G Suite, i possessori di device Android e Chromebook e chi ha necessità di effettuare backup dei propri PC, troverà nella proposta Google la più adatta alle sue esigenze. Non a caso, il software Backup e Sincronizzazione che lavora con Drive è tra i più quotati.

Dropbox è stato il pioniere della nuvola, ha tutt'ora il sistema di sicurezza più avanzato tra i vari concorrenti, ma le limitazioni dei device e i prezzi lo rendono ora meno concorrenziale di un tempo.